Informasjon og forhandlingsmakt.

Informasjon gir forhandlingsmakt. Den mest verdifulle informasjonen handler ofte om partenes interesser, alternativer, begrensninger og mulige løsninger. Gå derfor inn i forhandlingen med et mål om å lære, ikke bare argumentere. Still spørsmål, ta den andre partens perspektiv og prat mindre enn du kanskje har lyst til.

Stein-Eriks forhandlingsråd #7: «Skaff deg verdifull info. Det gir deg mer makt!»

• Ha riktig innstilling når du forhandler. Du bør ikke oppføre deg som når du går på café med venner. Ikke bare vær opptatt av å ha det hyggelig. Fokuser på å skaffe deg dyrebar info.
• Verdifull informasjon i forhandlinger omhandler spesielt partenes interesser, alternativer, begrensninger og mulige løsninger. Derfor er det så nyttig for deg å ta den andre partens perspektiv.
• God kommunikasjon er alfa og omega. Det handler ikke bare om å snakke til andre, men også lytte til dem. Hvis du vil skaffe deg god info, bør du prate mindre og lytte mer.

For den som prater mest, har ikke nødvendigvis mest makt. For eksempel benytter ikke politiet forhør til å prate mest mulig selv. De stiller i stedet spørsmål for å tilegne seg ny informasjon.

Egen side om dette: Hvordan skaffer man verdifull informasjon i en forhandling?

En god lytter får tilgang til informasjon om den andre partens interesser, preferanser og begrensninger. Lag en spørsmålsliste, bruk åpne spørsmål og lytt aktivt til svarene. Spørsmål som starter med «hva», «hvem» og «hvordan» gir ofte mer informasjon enn spørsmål som kan besvares med ja eller nei.

Stein-Eriks forhandlingsråd #8: «Vær en god lytter. Det gir deg verdifull innsikt!»

I forhandlinger er det spesielt nyttig å kjenne til den andre partens interesser, preferanser og begrensninger. For da kan du foreslå løsninger som er akseptable for dem og svært gode for deg.

Desto mer verdifull innsikt du har om dem, desto lettere kan du skape verdi («bake en større kake»). Og desto lettere kan du kapre verdi (sikre deg flest mulig «kakestykker»).

Selv noen av Norges beste forhandlere kan bli bedre til å tilegne seg verdifull innsikt . Det ser vi i praktiske forhandlingsøvelser jeg har arrangert på blant annet Handelshøyskolen BI.

• Lag en spørsmålsliste. De fleste mennesker liker å prate om seg selv og sitt. Du kan få mye nyttig innsikt om andre, bare ved å vise genuin interesse for dem.
• Still åpne spørsmål. Start setninger med spørreordene ‘Hvem?’, ‘Hva?’ og ‘Hvordan?’ Da får du mer utfyllende svar enn ‘Ja’, ‘Nei’ eller ‘Kanskje’.
• Unngå ‘Hvorfor?’ Akkurat det spørreordet kan få folk på defensiven. Omformuler derfor for eksempel «Hvorfor er det viktig?» til «Hva er grunnen til at det er viktig?».
• Lytt aktivt. Ikke prat og argumenter mest mulig selv. For eksempel gisselforhandlere ser stor verdi i å få ny innsikt om dem de har med å gjøre. Derfor har noen av dem utelukkende én oppgave: å lytte.

Egen side om dette: Hvorfor er aktiv lytting viktig i forhandlinger?

Ikke avvis uvanlige forespørsler automatisk. Finn først ut hva ønsket er verdt for den andre parten, og hva det koster deg å levere. Hvis betalingsviljen er større enn ekstrakostnaden, finnes det potensielt en lønnsom avtale. Poenget er ikke å si ja til alt – men å sørge for at du får betalt for fleksibiliteten.

Stein-Eriks forhandlingsråd #9: «Vær mer kommersiell. Alt har sin pris!»

• Aldri avvis forespørsler kategorisk. Ikke la det første du sier være ‘Nei, den type oppdrag påtar vi oss ikke’ eller ‘Nei, for alle kunder må få akkurat samme service’.
• Undersøk andres betalingsvilje. Finn ut hva det de spør om, er verdt for dem. Hvor mye mer kan du få betalt for å utføre det uvanlige oppdraget, yte VIP service eller levere ekstra raskt?
• Kartlegg egne kostnader. Regn på utgiftene dine for å tilfredsstille en kunde. Hva koster deg om du må ansette flere, flytte ressurser fra andre prosjekter, eller nedprioritere andre kunder?
• Sikre deg kompensasjon. Kartlegg om kundens betalingsvilje er større enn dine kostnader. I så tilfelle må du sørge for at den ekstra betalingen er større enn dine ekstrakostnader.

Eksempel: Nylig spurte en kunde om råd innen et tema jeg ikke lenger jobber med. Jeg kunne blankt avvist forespørselen. Men siden de betalte tilstrekkelig mye for det, takket jeg ja til forespørselen.

To samtidige forslag som er omtrent like attraktive for deg, kan være bedre enn ett. De gir den andre parten valgfrihet, reduserer følelsen av ultimatum og kan avsløre hva de prioriterer. Hvis begge avvises, spør hvilket de foretrekker. Svaret kan gi verdifull informasjon til neste forslag.

Stein-Eriks forhandlingsråd #10: «Foreslå to løsninger samtidig. Det hjelper deg med å få viljen din!»

Du bør på samme tid legge fram to forslag som i dine øyne er like attraktive. Det er spesielt nyttig mot slutten av forhandlinger.

• Reduser konfliktnivået. To samtidige forslag skaper et bedre forhandlingsklima. Det bærer ikke preg av et ultimatum. Og du viser vilje til å finne en løsning som kan være akseptabel for begge parter.
• Skaff mer verdifull info. Hvis de ikke aksepterer ett av forslagene, kan du spørre hvilket de liker best. Det gir deg info om deres preferanser, som du ellers kanskje ikke ville fått ut av dem.
• Oppnå større ‘anker’-effekter. Dine førsteutspill har stor påvirkningskraft. Fordi det er vanskelig for andre å justere seg nok bort fra dem. Med to forslag gjør du det enda vanskeligere.

KI kan brukes som et praktisk forberedelsesverktøy. Du kan be den lage spørsmål som avdekker interesser og alternativer, foreslå måter å styre prosessen på, identifisere informasjon du bør hente inn og spille rollen som motpart i et rollespill. Verdien ligger særlig i å bruke KI til å tenke gjennom flere muligheter før du møter den andre parten.

Stein-Eriks forhandlingsråd #11: «Utnytt kunstig intelligens. Tjen på nye og effektive verktøy!»

Bruk KI / AI til å spare tid og oppnå bedre resultater i forhandlinger. Bare legg inn spørsmål som du vil ha svar på – som for eksempel disse:

• Avdekk behov: «Lag fem spørsmål jeg kan stille i en forhandling. Hensikten min er å bedre forstå de jeg forhandler med, særlig deres interesser og alternativer.»
• Styr forhandlingsprosesser: «Skriv seks forslag for hvordan jeg kan styre en forhandlingsprosess. Det skal både lede til at jeg både skaper og kaprer mer verdi.»
• Skaff verdifull info: «Lag en liste over sju spørsmål jeg bør stille i en forhandling. Hensikten er å vise genuin interesse for de jeg forhandler med og å skaffe meg verdifull informasjon.»
• Spill rollespill: «La oss spille et rollespill i forkant av en forhandling med en leverandør. Temaer er pris, varesortiment, kvalitet, service, lager, transport og betalingsbetingelser.»

En forhandling er ikke bare en hyggelig samtale. Du bør være vennlig, men samtidig påskrudd. Vær forberedt på ubehag, still spørsmål for å skaffe informasjon og vær bevisst på hva du deler. Målet er ikke dårlig stemning – men du bør heller ikke kjøpe god stemning ved å gi bort verdi.

Stein-Eriks forhandlingsråd #12: «Ha rett innstilling. Forhandlinger er ikke kaffeslabberas!»

Mine analyser av flere hundre forhandlinger viser at selv svært dyktige forhandlere ofte ikke er nok ‘påskrudd’.

• Ikke bare ha det hyggelig. Din førsteprioritet bør ikke være at det alltid er god stemning. Husk at de du forhandler med ikke er dine venner. Derfor bør du ikke oppføre deg som når du går på café.
• Takle å være ukomfortabel. Vær forberedt på at du til tider kan oppleve et fysisk ubehag. Ikke vær den som da for enhver pris søker mot det trygge. Det blir fort kostbart.
• Still flere spørsmål. Informasjon er makt i forhandlinger, så vis genuin interesse for den andre parten. Forbered en spørsmålsliste. Da kan du skaffe deg mer verdifull info og skape mer verdier.
• Ikke del for mye informasjon. Tenk både på hva du sier og kroppsspråket ditt. Ikke røp deg og del informasjon som bare gir den andre parten mer forhandlingsmakt.

Forhandling er et praktisk fag. Teori hjelper, men ferdigheter bygges gjennom erfaring. Forhandle ofte, bruk små forhandlinger som trening og gjennomfør rollespill før viktige møter. Velg gjerne noen få teknikker du spesielt ønsker å forbedre, og praktiser dem systematisk til de blir naturlige.

Stein-Eriks forhandlingsråd #13: «Øv på å forhandle. Øvelse gjør mester!»

• Vektlegg erfaringer. Det er fint hvis du vet hvordan du bør forhandle. Men vær bevisst at forhandlinger er et praktisk fag. Sørg derfor for å skaffe deg verdifulle ferdigheter.
• Forhandle mest mulig. Husk at de samme prinsippene gjelder for en liten avtale som for en stor. Benytt derfor enhver anledning til å forberede deg til viktige forhandlinger.
• Øv med rollespill. Be kollegaer tørrtrene med deg. La dem innta rollen som de du skal forhandle med. Da kan du lære av nye erfaringer, uten at det står noe på spill.
• Praktiser forhandlingsråd. Nå leser du e-boken «Mine 52 beste forhandlingsråd». Plukk ut de tre aller mest matnyttige rådene for deg. Bruk dem så ofte du kan.