Forhandlingsteknikk – komplett guide.

God forberedelse handler om mer enn å lage gode argumenter. Tenk på begge parter, lag spørsmål som avdekker den andres interesser, preferanser og alternativer, planlegg selve forhandlingsprosessen og forbered mulige løsningsforslag. Tenk også gjennom hva du ville sagt hvis du satt på den andre siden av bordet.

Stein-Eriks forhandlingsråd #1: «Vær godt forberedt. Det betaler seg!»

• Tenk på begge parter. Mange som forhandler er selvsentrerte. De går glipp av muligheter til å skape verdi. Du bør derfor tenke vel så mye den andre parten før forhandlinger.
• Lag en spørsmålsliste. Ikke bare forbered gode argumenter. Prøv spesielt å få innsikt i den andre partens interesser, preferanser og alternativer.
• Vær empatisk. Tenk på hva du ville sagt hvis du var de du forhandler med. Få dem til å føle seg forstått. Det skaper tillit og forbedrer relasjoner. Som gjør det lettere å påvirke dem.
• Planlegg prosessen. Vær bevisst på at du forhandler langs to parallelle spor. Ikke bare sett søkelys på mulige forhandlingstemaer. Vurder også på hvordan du kan styre prosessen.
• Forbered løsningsforslag. Tenk på forslag du kan legge fram først, for å påvirke den andre parten. Det vil fungere som et ‘anker’ som styrer hva de tror de kan oppnå.

Egen side om dette: Hvordan forbereder man seg best til en forhandling?

Gode forhandlinger handler om å tilfredsstille interesser, ikke bare diskutere posisjoner. Kartlegg felles interesser, motstridende interesser og særinteresser. Ta også hensyn til immaterielle behov som respekt og anerkjennelse, og vær tydelig på hva som er viktig for deg. Jo mer verdi avtalen skaper for begge parter, desto større er muligheten for en god avtale.

Stein-Eriks forhandlingsråd #2: «Tilfredsstill interesser. Det skaper mer verdi!»

• Kartlegg interesser. Identifiser partenes viktige interesser, både felles-, motstridende-, og særinteresser. Sistnevnte er saker av betydning for bare den ene parten.
• Inkluder særinteresser. Husk at forhandlingsmakten din øker desto mer verdi du skaper for andre. Avtaler bør derfor inneholde alt som er verdifullt for de du forhandler med. Selv om noe av det er uten verdi for deg.
• Bry deg om immaterielle interesser. De du forhandler med verdsetter at du respekterer, anerkjenner og lytter til dem. Det gjør at du kan betale dem litt mindre i kroner og øre.
• Hensynta tredjeparter. Parter som ikke deltar i forhandlinger, kan likevel bli påvirket av et forhandlingsresultat. Tredjeparter – som for eksempel sluttbrukere – kan ha negativ innvirkning på din virksomhet hvis du ikke bryr deg om deres interesser.
• Kommuniser dine interesser. Hensikten med forhandlinger er å tilfredsstille egne interesser. Sannsynligheten for at du klarer det øker - dersom du gjør det klart hva som er viktig for deg.

Egen side om dette: Hvordan avdekker og tilfredsstiller man interesser i en forhandling?

Strategi i forhandlinger krever at du ser utover deg selv. Kartlegg dine sterke sider relativt til konkurrentene og forsøk å forstå hvilke alternativer den andre parten faktisk har. Jo svakere deres alternativer er, desto sterkere er din relative forhandlingsposisjon – og desto bedre kan du vurdere hvor langt du kan strekke strikken.

Stein-Eriks forhandlingsråd #3: «Tenk strategisk. Utnytt dine konkurransefortrinn!»

Strategi handler som kjent om å skape verdier, nettopp ved å utnytte konkurransefortrinn. Og for å kartlegge hvilke fortrinn du har, må du vurdere dine sterke sider relativt til dine konkurrenters.

En god strategi krever altså kunnskap om både interne forhold og om omgivelsene. Det er derfor utbredt å rette blikket utad mot andre i forbindelse med posisjonering i et marked.

Også i forhandlinger er innsikt i det konkurransemessige landskapet en forutsetning for å lykkes. Likevel er mange for selvsentrerte. Det viser videoopptak av flere hundre forhandlinger jeg har analysert.

Husk at desto svakere dine konkurrenter er, desto dårligere alternativer har de du forhandler med. Vær derfor bevisst at dine konkurransefortrinn forbedrer din forhandlingsposisjon.

Søk alltid å få mest mulig innsikt i alternativene til de du forhandler med. Kartlegg dine fortrinn relativt til dine konkurrenters. Det gir deg verdifull innsikt i hvor langt du kan ‘strekke strikken’.

Argumenter får større gjennomslag når de oppleves som legitime og rettferdige. I stedet for bare å si «jeg mener», kan du støtte forslaget med relevante autoriteter og eksterne referanser – for eksempel markedsdata, ekspertuttalelser eller etablerte standarder. Da blir argumentet vanskeligere å avvise som ren egeninteresse.

Stein-Eriks forhandlingsråd #4: «Styrk argumentene dine. Få større gjennomslag med autoriteters utsagn!»

Det er mye lettere for andre å gi etter for forslag som anses rettferdige. Vis derfor til autoriteter som deler ditt syn. Det øker sjansen for at forslagene dine aksepteres.

Du oppnår lite hvis argumentasjonen din bare bygger på et egoistisk ønske om mer til deg. Det er mye lettere å overtale andre når du legitimerer forslagene dine.

I stedet for å si «Jeg mener at …», så siter autoriteter som deler ditt syn. Det vil typisk være mye vanskeligere å argumentere mot dem enn mot deg.

Det finnes mange autoriteters utsagn som kan styrke argumentene dine. For eksempel hva Høyesterett har uttalt i en relevant sak. Eller hva hodejegere mener lønnsnivået for en stilling bør være.

Selv benyttet jeg sistnevnte eksempel da jeg fikk et jobbtilbud fra HSBC i London for 20 år siden. Europas største bank tilbød meg 48.000 pund for å arbeide blant 450 ansatte på bankens gigantiske meglergulv.

Da sa jeg at tre hodejegere hadde fortalt meg at normal grunnlønn for en stilling som aksjederivatmegler var 60.000 pund. Det viste seg å være tre lønnsomme telefonsamtaler …

Effektiv kommunikasjon starter med å lytte. Forsøk å forstå hva som er viktig for den andre parten før du argumenterer for ditt eget syn. Unngå antakelser, dobbeltsjekk at du har forstått riktig, vær åpen om relevante prioriteringer og vær ærlig. Troverdighet er et verdifullt forhandlingskort.

Stein-Eriks forhandlingsråd #5: «Kommuniser effektivt. Det er mer overbevisende!»

• Lytt først. Prøv å forstå hvordan de du forhandler med tenker. Det gir deg innsikt til å besvare spørsmålet «What’s in it for me?» - som om det ble stilt deg. Da kan du lettere påvirke dem.
• Unngå antagelser. Det er normalt at info tolkes ulikt. Det kan i verste fall lede til mistillit. Derfor bør du ikke anta noe, men i stedet dobbeltsjekke at du forstår hva andre mener.
• Vær åpen om preferanser. Det gjør dine prioriteringer tydelige, og kan også åpne opp den andre parten. Gjensidig åpenhet gjør det lettere for dere å inngå verdiskapende byttehandler.
• Vær ærlig. Troverdighet er et svært verdifullt forhandlingskort. Det kan overvinne mistillit, en stor barriere mot at du kan oppnå det du vil. Bygg derfor et renommé for å holde ord.

Du forhandler ofte langs to parallelle spor: om sakene og om spillereglene. Prosessen omfatter blant annet agenda, tidspunkt, sted, deltakere og tidsfrister. Hvis du lar den andre parten bestemme alt dette alene, kan du gi fra deg viktig påvirkning før selve sakene er diskutert.

Stein-Eriks forhandlingsråd #6: «Forhandle om prosessen. Ikke la andre bestemme ‘spillereglene’!»

Du forhandler i realiteten langs to parallelle spor i mange forhandlinger: Om forhandlingstemaer– eller ‘spillet’, og om forhandlingsprosessen – eller ‘spillereglene’.

Forhandlingsprosessen omhandler blant annet agendaen, og når og hvor du skal forhandle. Og eventuell tidsfrist for når avtaler skal inngås. Disse 'reglene' bør du være med å bestemme, ellers lar du i realiteten andre diktere dem.

Forhandlingene til TV-serien Friends er et godt eksempel på styring av prosessen. Det endte med at skuespillerne oppnådde rekordhøye 1 million dollar hver, per episode (!).

De seks 'vennene' fikk langt bedre betalt enn de fire komikerne i Seinfeld. Og det til tross for at Friends ikke var like populært, samt at de var flere skuespillere – og at serien dermed i utgangspunktet ikke var like avhengig av hver av dem.

Men med et sjakktrekk endret 'vennene' spillereglene: De lot ikke NBC forhandle med dem individuelt, men insisterte på at TV-selskapet måtte ansatte alle seks for at de skulle være med i en ny sesong. Dermed måtte NBC bare bla opp for å holde serien gående.